Polityka Prywatności Serwisu Rejestracji na „XXIV Łódzkie Warsztaty Psychogeriatryczne”
1. Postanowienia Ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem warsztatypsychogeriatryczne.pl, służącego do rejestracji oraz obsługi płatności za udział w wydarzeniu „XXIV Łódzkie Warsztaty Psychogeriatryczne” (dalej: „Konferencja”, „Serwis”).
Serwis działa w oparciu o platformę CONREGO, umożliwiającą obsługę formularzy, zarządzanie zgłoszeniami, komunikację z Uczestnikami oraz integrację z systemami płatności.
Administratorem danych osobowych jest:
Stowarzyszenie Przyjaciół Centralnego Szpitala Klinicznego w Łodzi
ul. Czechosłowacka 8/10, 92-216 Łódź
KRS: 0000163199
NIP: 728-18-45-246
e-mail: aszu@csk.umed.lodz.pl
(dalej: „Administrator”).
2. Zakres Przetwarzanych Danych
Administrator przetwarza dane osobowe przekazywane przez Uczestników w trakcie korzystania z Serwisu, a także dane zbierane automatycznie.
2.1. Dane podawane podczas rejestracji
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu (jeśli wymagany),
- dane do faktury (NIP, nazwa i adres podmiotu),
- wybrana forma uczestnictwa,
- oświadczenia wymagane Regulaminem,
- potwierdzenie obecności na Konferencji.
2.2. Dane dotyczące płatności
Płatność online przez PayU:
- imię i nazwisko płacącego,
- adres e-mail,
- identyfikator transakcji,
- status i data płatności.
Administrator nie przetwarza numerów kart płatniczych.
Płatność przelewem tradycyjnym:
- dane nadawcy przelewu,
- numer rachunku nadawcy (w zakresie ujawnianym przez bank),
- data i kwota przelewu.
2.3. Dane z korespondencji
- adres e-mail,
- treść wiadomości,
- dane podane dobrowolnie w kontaktach z Administratorem.
2.4. Dane techniczne i logi
Platforma CONREGO oraz serwer Serwisu mogą zbierać:
- adres IP,
- typ urządzenia i przeglądarki,
- datę i godzinę serwera,
- logi bezpieczeństwa.
2.5. Dane dotyczące wizerunku
Zgodnie z Regulaminem:
- ujęcia ogólne (publiczność, kadry zbiorowe) — przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora — dokumentacja i sprawozdawczość wydarzenia),
- ujęcia indywidualne, wypowiedzi, nagrania osoby możliwej do identyfikacji — wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Uczestnika.
3. Cele i Podstawy Przetwarzania Danych
3.1. Rejestracja i udział w Konferencji
- przyjęcie zgłoszenia,
- obsługa płatności,
- komunikacja organizacyjna,
- wydanie certyfikatu uczestnictwa.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
3.2. Realizacja obowiązków prawnych
- obowiązki księgowe, podatkowe, dokumentacyjne.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3.3. Bezpieczeństwo, statystyka i obsługa roszczeń
- ochrona przed roszczeniami,
- analiza liczby uczestników i statystyk Konferencji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3.4. Komunikacja związana z realizacją Umowy
Zgodnie z Regulaminem:
- potwierdzenia,
- informacje organizacyjne,
- aktualizacje dotyczące wydarzenia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
3.5. Marketing
Tylko za odrębną, dobrowolną zgodą.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3.6. Publikacja materiałów foto i wideo
- relacja i dokumentacja Konferencji,
- cele archiwalne i promocyjne.
Podstawa prawna:
– art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ujęcia ogólne,
– zgoda — ujęcia indywidualne.
4. Odbiorcy Danych
Dane mogą być przekazywane do:
- CONREGO sp. z o.o. – dostawca platformy rejestracji (podmiot przetwarzający).
- PayU S.A. – operator płatności online (niezależny administrator w zakresie transakcji).
- Banków – przy płatnościach przelewem tradycyjnym.
- Firm księgowych i prawnych – w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych.
- Podmiotów IT i hostingowych – zapewniających działanie Serwisu.
5. Przekazywanie Danych Poza EOG
Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeśli w przyszłości będzie taka potrzeba, Administrator poinformuje o tym zgodnie z przepisami RODO.
6. Okres Przechowywania Danych
- dane rejestracyjne – przez czas trwania Umowy i okres przedawnienia roszczeń,
- dane księgowe – 5 lat zgodnie z ustawą o rachunkowości,
- dane z płatności – zgodnie z przepisami finansowymi,
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
- logi techniczne – do 12 miesięcy,
- materiały foto/wideo – przez okres realizacji celów archiwalnych i promocyjnych.
7. Prawa Uczestnika
Uczestnik ma prawo do:
- dostępu do danych,
- ich sprostowania,
- usunięcia,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- cofnięcia zgody (bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania),
- wniesienia skargi do Prezesa UODO.
Realizacja praw odbywa się poprzez kontakt: aszu@csk.umed.lodz.pl
8. Wymóg Podania Danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do:
- dokonania rejestracji,
- realizacji płatności,
- udziału w Konferencji,
- realizacji obowiązków księgowych.
Brak danych uniemożliwia udział w Konferencji.
9. Cookies i Logi Techniczne
Serwis warsztatypsychogeriatryczne.pl może wykorzystywać pliki cookies w celu:
- poprawnego działania formularzy i sesji,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- statystyk technicznych.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki.
10. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji.
11. Zabezpieczenia Danych
Administrator oraz dostawcy usług stosują odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:
- szyfrowanie SSL,
- zabezpieczenia serwerowe,
- kontrolę dostępu,
- zabezpieczenia platformy CONREGO,
- metody płatności zgodne ze standardami bezpieczeństwa PayU.
12. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka może ulegać zmianom, w szczególności w przypadku:
- aktualizacji przepisów prawa,
- zmian w funkcjonalnościach Serwisu,
- zmian w usługach operatorów zewnętrznych.
Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie warsztatypsychogeriatryczne.pl.